Coaching Stil Möte. Hemligheter För Effektiv Affärskommunikation

2024 Författare: Harry Day | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 15:54

En gång, som nybörjare för personalavdelningen i produktion, väntade jag med spänning på det första mötet i anläggningsledningen. Jag föreställde mig hur produktiv ledningsgruppen skulle arbeta för teamets bästa.

Min underordnade, en inspektör för personalavdelningen, som arbetade här i nästan 50 år, delade inte mina ljusa förväntningar.”Bli inte förvånad över att personalavdelningen får skulden för alla problem med anläggningen. Bli inte upprörd över det här läget, ledarna måste släppa ånga och hitta de skyldiga. Och mötets format kommer mer att likna en basar än ett organiserat möte med kollegor som behöver fatta ett gemensamt beslut."

Mötet slog mig verkligen med en brist på konstruktivitet. De talade alla praktiskt taget samtidigt, utan att höra varandra och inte komma ihåg agendan. Som ett resultat förblev”brinnande” frågor olösta, och all tid gick åt till att diskutera obetydliga detaljer. Tio år har gått sedan dess, men enligt chefer från olika företag hålls fortfarande liknande möten.

Vad kan jag rekommendera som coach för att hålla möten konstruktiva och effektiva? Tänk på begäran och leta efter bästa praxis för att genomföra den. Analysera först om du verkligen behöver genomföra ett möte eller kan du göra med ett annat format för intern kommunikation?

När ska mötet hållas?

1. Det finns ett behov av en gruppdiskussion om ett problem eller en uppgift

2. Det är nödvändigt att dela viktig information med teamet och höra sina medlemmars åsikter i denna fråga.

3. Vill samla maximalt antal idéer och synpunkter på en viktig fråga

4. Det finns ett problem som påverkar målen för de flesta av dina underordnade.

5. Vet du att teamet skulle vilja samlas och gemensamt lösa några problem, samtidigt som de fördelar ansvaret för dess genomförande

När ska du inte hålla ett möte?

1. Det är vettigt att använda andra kommunikationsverktyg utan att minska prestanda

2. Uppgiften är brådskande / viktig, och förseningen med att lösa den kan bli för dyr

3. Frågan är för personlig för att ta upp den för allmän diskussion

4. Inte tillräckligt med tid för att förbereda och genomföra mötet

5. Vill använda mötet som ett verktyg för att straffa någon från underordnade

Alla tio punkter kan summeras i en mening. Håll ett möte när det finns ett behov av lagarbete och håll inte ett möte om det inte finns något sådant behov.

10 tips för effektiva möten

Mål. Bestäm själv för vilket syfte du behöver för att organisera ett möte? Vilka resultat och i vilken form vill du få i slutet av mötet? Finns det beslut som ska fattas? Vilka svårigheter kan uppstå och hur kan man neutralisera dem? I vilken utsträckning sammanfaller / skiljer sig målen för mötesdeltagarna? Är målkonflikter möjliga? Ju mer noggrant det första steget utarbetas, desto mindre motstånd kommer att uppstå under mötet

Deltagare. Mötesdeltagarnas sammansättning bildas beroende på dess mål. Bjud in de människor som kan göra ett riktigt viktigt bidrag till diskussionen om mötesfrågorna. Testa dina motivationer för att rekrytera en arbetsgrupp, gör du möten till en teater för en skådespelare (dig själv)? Är det verkligen den här sortimentet som kommer att vara produktivt? Det är värt att ständigt ändra deltagarnas sammansättning och bilda den individuellt för varje möte. Detta kommer att hjälpa chefen att undvika rutinmässiga och positiva effekter på gruppdynamik

Formatera. Välj det bästa mötesformatet beroende på dina uppgifter. Om du behöver, till exempel

1) informera laget om innovationerna

Genomför ett”möte - informationsmeddelande”. Uppgiften för ett sådant möte är att informera deltagarna så mycket som möjligt om de kommande förändringarna, målet är att minska motståndet. Ett bra verktyg för att hjälpa en ledare skulle vara en SWOT -analys.

2) ställa in uppgifter och tilldela ansvar

"Mötesordning". Ett mycket strukturerat och tydligt format, kontroll över situationen, målet är att fördela ansvaret från deltagarna självständigt. Detta kommer att minska nivån på riktighet som kan störa kvaliteten på uppgifterna.

3) fatta ett gemensamt beslut

Organisera en "mötesförhandling" där du lyssnar på alla deltagares åsikter. Win-win mötesstrategi, ledarens roll är moderator. Verktygen i det här formatet är brainstorming, undersökning med flera positioner, undersökning med kort, problemanalysschema, etc.

Problemanalysschema, T. Edmüller

4) kombinera för att lösa problemet

Medlingsmöte är det optimala formatet för ett sådant möte. Det är mycket viktigt att hitta en moderator som åtnjuter lagets auktoritet. En ledare är kanske inte alltid det bästa valet. Det är mycket mer effektivt att bjuda in en extern specialist (medlare, coach, konsult)

5) samla idéer

”Meeting - Brainstorming” kommer att vara 100% den bästa lösningen i det här fallet. Det viktigaste i detta format är att följa reglerna och brainstormningsalgoritmen. Och upprätthåll en atmosfär av öppenhet och lätthet, kom ihåg att kritik dödar effektiviteten av sådana möten

6) förbättra kompetensen

"Mötes-lärande". Detta format gör att ledaren kan agera som tränare eller coach. Dela användbar information med underordnade, diskutera den och planera hur du ska implementera den i daglig funktionalitet. Ett bra fynd för chefer kommer att vara 30-minutersmöten flera gånger i veckan / månaden, organiserade av dem specifikt för utveckling av underordnade. En kompetens - en utvecklingsteknik - en handlingsplan är en grov algoritm för sådana möten

En plats. Var du kommer att träffa ditt team bestäms av mötets syfte och format. Utbildningsformatet och”medlingsmöten” kan kräva lokaler i olika storlekar och utrustning. Tänk på detta i förväg. Det är också nödvändigt att deltagarna kan se varandra och kunna få ögonkontakt med mötets ledare

Planen. Din mötesplan ska vara skriftlig. Detta är faktiskt en agenda som innehåller följande punkter

- datum, tid, plats

- syftet med mötet

- frågor som ska diskuteras

- önskat resultat av mötet och dess form

- format

- initiativtagaren och vem som håller mötet

- en lista över deltagare, inklusive de inbjudna utifrån

Skicka mötesplanen till mötesdeltagarna, de kanske vill lägga till sina frågor. För att spara tid kan du lösa flera frågor i ett möte

Regler. Grundreglerna för att genomföra möten fastställs av teamet och kan skilja sig från möte till möten. Men det finns permanenta regler, som att följa tidslinjer, avtal om beslutsfattare, begränsningar som införs av företagspolicy, avtal om konflikthantering, etc

Protokoll. Detta är en slags sammanfattning av mötet, som beskriver alla dess huvudpunkter. Det utarbetas av mötets sekreterare, baserat på anteckningarna som gjorts under mötet. Protokollet undertecknas av ledaren, mötets sekreterare, liksom av de viktigaste deltagarna (de som anges i handlingsplanen). En kopia av protokollet skickas till alla deltagare i möte

Tid. Tidshantering är en av de viktigaste aspekterna av möteseffektivitet. Börja alltid mötet vid utsatt tid, för senare kommer du inte att kunna uppnå punktlighet. Ställ in tidsramar för alla punkter i planen och övervaka deras genomförande. Följ 60x20x20 -regeln:

Lägg 60% av din tid på brådskande / viktiga frågor.

Lämna 20% av tiden på oförutsedda ämnen och plötsligt nya frågor

Tilldela 20% av tiden till den sk. sociala behov - raster, lunch, prat osv.

Slutet. För att avsluta mötet bra, gör en sammanfattning av lagarbetet. Notera vad laget har åstadkommit, gå igenom punkterna i den utvecklade planen, se till att alla närvarande förstår och stöder det som var planerat. I slutet av mötet, generera en sammanfattande avisering som kommer att skickas till alla mötesdeltagare, inklusive de som är frånvarande. Anteckna en lista med deltagare, de viktigaste diskussionsfrågorna, fattade beslut, en handlingsplan och de som är ansvariga för var och en av dess punkter, tidsfrister, kontrollpunkter, datum för nästa möt

Kontrollen. Situationer när allt slutar med ett möte är inte ovanliga. För att vidta åtgärder behöver du lust och motivation, samt kontroll över genomförandet av beslut. Definiera kontrollpunkter och ansvariga för det direkt i möte

Svårigheter att hålla möten

1. Konflikte

Under möten uppstår ofta konfliktsituationer. Ibland blossar de upp så mycket att mötet förvandlas till en ström av ömsesidiga anklagelser och personliga attacker. Vad ska chefen göra i det här fallet?

- Uppskjut diskussionen om den kontroversiella frågan och lös den senare inom ramen för detta möte. Vid den tiden kommer passionerna att avta och deltagarna kommer att kunna uttrycka sig konstruktivt.

- Översätt lösningen på problemet i ett individuellt format och träffa motstridiga parter utanför stämman

- Fixa frågan och bjud in att överväga den vid nästa möte

- Erbjud en kompromiss

2. Kommunikationshinde

Råd, hot, kritik, anklagelser, "diagnoser" och märkning, rekommendationer, order, klyschor och vanliga formuleringar kan alla fungera som hinder för ett möte. Kommunikationshinder orsakar motstånd och antipati. Det är viktigt för ledaren att lägga märke till sådana saker och uppmärksamma medlemmarna i arbetsgruppen på dem. För att ta bort kommunikationshinder, skapa en ytterligare arbetsregel i detta avseende. Och också systematiskt förbättra teamets kommunikationskompetens

3. Fe

Nackdelar och misstag i att genomföra möten kan märkas i alla företag. De mest typiska är:

- bristande efterlevnad av de uppsatta målen

- bristande efterlevnad av bestämmelserna

- brist på information för mötesdeltagare

- hålla anställda under den mest produktiva tiden

- tryck från huvudet eller vice versa, passivitet och medgivande

- passivitet efter mötet

Dina möten kan bli en värdefull ledningsresurs eller ett svart hål där tiden löser sig spårlöst. Valet är ditt.