Hur Kan Du Förbättra Effektiviteten Och Produktiviteten, Eller Hur Du Organiserar Dig Själv?

2024 Författare: Harry Day | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 15:54

Om du tittar på en modern person är det lätt att se att hastigheten och komplexiteten hos saker som nu måste hanteras i livet har multiplicerat med mängden saker som måste göras för 50 år sedan.

Folk har bråttom, men inte i tid. Den genomsnittliga människans liv är fyllt med olika budbärare, socialtjänster. nätverk, e -post och dussintals andra distraktioner som träffar effektivitet och produktivitet varje dag. Samtidigt är personlig effektivitet och produktivitet nyckeln till framgång, nivån och kvaliteten på ditt liv beror på dem.

Det finns bara 24 timmar på en dag. Framgång är motsvarigheten till vad du får gjort under den tiden. Därför drömmer många om dagens 25: e och 26: e timme. Men för att bli framgångsrik är det inte nödvändigt att ändra den naturliga kronometern. Det räcker med att ompröva ditt arbetssätt, och det här kommer vi att göra i den här artikeln:

- Spelet ska vara värt ljuset … Du ska inte slösas bort på meningslösa och oviktiga saker. Tänk hur mycket tid du kommer att ha om du tar bort rutinmässiga och onödiga uppgifter från ditt schema.

- Arbeta för resultat … Vad är ditt mål? Vad skulle du vilja uppnå i slutet av året? Förvånansvärt nog är det få som kan svara tydligt på dessa frågor. Bestäm vad du vill (starta en start, få en kampanj, öka intäkter etc.) och gå med säkerhet mot ditt mål och ägna åtminstone tre timmar om dagen åt att arbeta med det.

- Renhet i arbetsytan. Organisera din arbetsplats. Ett rörigt skrivbord gör det svårt för dig att fokusera, för i en kaosatmosfär är det svårt att fokusera din uppmärksamhet på detaljerna i arbetet framöver. Rensa papper och arkivera onödiga mappar. Detta hjälper dig att organisera dina tankar och effektivt slutföra uppgiften.

- Stream status. Flödeskonceptet utvecklades av professor i psykologi Mihai Csikszentmihalyi. Enligt hans forskning uppstår ett flödestillstånd när ett problem är både svårt, lösbart och intressant. Om uppgiften som du måste utföra är för svår, vet du inte hur du ska närma dig den, då grips du av ångest. Om uppgiften tvärtom är för lätt, blir du uttråkad, du vill inte ens ta den.

För att arbeta med flödet, hitta en avskild plats (ett kontor eller ett café nära kontoret - det spelar ingen roll) och fördjupa dig i processen. I detta fall bör uppgifter av samma typ grupperas ihop och lösas i block.

- Single-tasking … Multitasking ökar inte, men minskar personliga prestanda. Tvärtom:

1 Hon är utmattande. När du tar tag i en eller annan sak hela dagen, men du inte ser resultatet, känner du dig helt överväldigad. Istället för tillfredsställelse från de genomförda uppgifterna - frustration och stress.

2 Det träffar kvaliteten. Om du gör flera saker samtidigt är det stor sannolikhet att göra fel i en av dem (eller i varje). Som ett resultat måste du göra om och drabbas av förluster (tillfälliga, ekonomiska, etc.).

3 Hon förstör sociala band. Ju mer informationsflöden desto svårare är det att hantera dem. Om du skriver ett brev till din partner och samtidigt pratar med din fru i telefon, bli inte förvånad när du hör från båda att du är uppriktig eller ouppmärksam.

För att bli mer effektiv, växla till enkel uppgiftsläge.

- Daglig planering … Arbete utan ett specifikt mål är meningslöst, så innan du påbörjar det, gör en handlingsplan för dagen. Ta 15 minuter att skriva ner dina nuvarande uppgifter och rangordna dem. Efter det kan du säkert komma igång, dina uppgifter kommer att systematiseras och dina handlingar ordnas. Många uppfattar planering som slöseri med tid, men de som använder det vet hur mycket det ökar den professionella produktiviteten.

- Regeln om två minuter … Om uppgiften tar mindre än 2 minuter, gör det bara! Vi skjuter upp dussintals saker som kan göras på bokstavligen 2 minuter för senare och blåser upp ett helt problem ur dem. Ta ut papperskorgen, svara på ett meddelande, ring helpdesk-listan över två minuters uppgiftsobjekt kan fortsätta på obestämd tid. Ja, inte alla till synes enkla uppgifter tar exakt 2 minuter. Men ju mindre du”träffas med andan”, desto mer tid kommer att finnas kvar direkt för aktiviteten.

- Prioritet … Det finns inte så mycket tid på dagen att hänga med i allt, så det är viktigt att sätta rätt prioriteringar i ditt arbete. Försök att slutföra de mest angelägna och viktiga uppgifterna först.

- Informationsvakuum … Koppla ur telefonen och kontrollera inte din e -postinkorg. Om du planerar att starta en svår uppgift, försök att fokusera på den så mycket som möjligt. Skydda dig från störande telefonsamtal, SMS och e -post. Det verkar som att var och en av dessa åtgärder bara tar några minuter, men din tankegång kommer att störas. Därför måste du lägga mer tid och ansträngning för att slutföra huvuduppgiften.

- Tidsfrister … Många upplever tidsfrister som hemska, för om de inte uppfylls blir det problem. I själva verket är deadlines stor disciplin, vilket innebär att de hjälper dig att uppnå dina mål. När du tar ett visst fall, var noga med att ange tidpunkten för dess början och slut. Genom att veta tidsfristen för slutet av arbetet blir det lättare för dig att planera och fördela dina ansträngningar och tid. Men var försiktig - sätt inte”överdimensionerade” tidsfrister. Kom ihåg: arbetet fyller hela tiden för det (Parkinsons lag).

- Vila är framför allt. Endast robotar kan fungera utan avbrott, och även de misslyckas med tiden. Men många av oss känner oss skyldiga om vi till exempel dricker kaffe för länge till lunch. En person kan inte vara 100% produktiv hela dagen. Koncentration är som en muskel - du behöver vila för att arbeta effektivt. En 15 minuters paus kommer att "starta om" din hjärna, och du kommer att vara redo att utföra uppgifter igen med rätt koncentration och engagemang.

- Fin skivning … Dela en stor uppgift i flera mindre. Ett komplext uppdrag tar vanligtvis mycket tid och ansträngning. För att göra det lättare att klara uppgiften, dela den i flera mellanliggande. Detta kommer att hjälpa till att fördela dina styrkor jämnt och i vart och ett av dessa skeden se resultaten från det utförda arbetet. Detta kommer att få processen att gå snabbare!

- Använd teknik. Teknologiska genombrott under förra seklet har gjort det mycket lättare att slutföra fler uppgifter på kortare tid. Var därför mottaglig för nya trender, enheter och program. Varför inte dra nytta av en källa till produktivitetsvinster.

- Siffrans magi. Du kan bättre påverka situationen när du förstår den genom siffror. Håll koll på alla indikatorer som är viktiga för dig. Till exempel från antalet arbetade timmar och de rapporter som utarbetats till produktiviteten per timme arbetstid. Använd ett rapporteringssystem, projekthanteringsprogramvara, SharePoint, Google Docs -delark, en planerare eller bara en whiteboard för att spåra viktiga teammätvärden.

Genom att följa dessa enkla riktlinjer kan du öka din effektivitet och produktivitet genom att arbeta mindre - uppnå mer.

Om du vill bilda ditt eget självorganisationssystem som gör att du kan vara lat och inte kräver våld mot dig själv, kommer programmet att hjälpa dig i detta: SJÄLVORGANISATION FÖR BAND UTAN VÅLD.

Tja, om du bestämmer dig för att pumpa in självorganisationen till det maximala, bekanta dig med detta program: AVANCERAD SJÄLVORGANISATION.

Det är allt. Tills nästa gång. vänliga hälsningar Dmitry Poteev.